Definir objetivos é parte essencial de qualquer negócio. Porém, a forma como isso é decidido e, mais ainda, como chegar até eles são tão ou mais importantes quanto. Isso porque, enquanto uma meta simples pode ser apenas o valor ou lucro que uma companhia precisa obter até determinado período, um planejamento realmente sólido envolve ações muito mais complexas – todas elas determinantes para o sucesso real de uma empresa. 

É aí que entram as chamadas KPIs – ou Key Performance Indicators, as métricas. Graças ao avanço do big data na logística, agora você pode acompanhar todas as partes da sua cadeia de suprimentos. Mas, embora obter as informações a partir de um conjunto de dados possibilita insights valiosos, também pode ser um fator desestabilizador. Afinal, é fácil se perder em meio aos números.

Sendo assim, com tantos dados disponíveis, é crucial identificar o que rastrear e saber descartar o que não é tão importante. Também é essencial diferenciar métricas e KPIs, pois costumam ser confundidos. A diferença clara é que os KPIs são as principais medidas que terão o maior impacto no avanço da sua organização, enquanto que uma métrica, ainda que também rastreie e forneça dados sobre os processos de negócios, não são obrigatoriamente as mais importantes que sua organização precisa medir, monitorar e executar para progredir em relação ao seu plano estratégico.

O que são KPIs e qual sua importância

KPI é a sigla para Key Performance Indicator. Traduzindo, temos algo como Indicador-Chave de Desempenho. Ou seja, são indicadores ou valores quantitativos que podem ser medidos, comparados e rastreados para aferir o desempenho de um processo e de um trabalho específico nas estratégias de negócios. Isso permite medir os resultados em números e basear suas decisões em informações reais, em vez de sentimentos e suposições.

Os KPIs eficazes concentram-se nos processos e funções de negócios que a alta administração considera mais importantes para medir o progresso em direção ao cumprimento de metas estratégicas e metas de desempenho. Assim, eles podem diferir de organização para organização com base nas prioridades de negócios. 

Em comum sempre está o fato de que as KPIs são indicadores que medem o desempenho de uma empresa em um determinado processo, estratégia ou ação específica. A avaliação constante dos KPIs, portanto, é crucial para que uma empresa alcance os resultados desejados, bem como entender onde está e como melhorar.

Com o supply chain é a mesma coisa. Um indicador chave de desempenho de logística atua como uma ferramenta quantitativa para medir várias métricas relacionadas a compras, armazenamento, transporte, entrega de mercadorias e finanças, a fim de avaliar o desempenho dentro do departamento logístico. Ao rastrear os KPIs, as empresas podem descobrir as áreas que precisam ser aprimoradas. Os KPIs de logística também são vitais para as empresas compararem seu próprio desempenho com os benchmarks do setor. 

Para definir um KPI correto, é preciso estar atento a certos aspectos que envolvem não apenas a área logística, mas os negócios da empresa como um todo. Para isso, é necessário contar com ações que ajudem a definir quais indicadores são mais importantes. Nesta avaliação, são necessários:

• Escolher KPIs relevantes para o seu negócio;
• Certificar-se de ter dados precisos para medir diferentes métricas e, assim, obter os KPIs certos;
• Agir sobre os resultados obtidos;
• Compartilhar os resultados com sua equipe de gerenciamento da cadeia de suprimentos e demais profissionais para obter as melhores ideias para o escopo de melhorias.

Isso é importante porque, ao trabalhar com os principais indicadores de desempenho, é possível ter uma ideia real do desempenho de uma empresa e do seu supply chain. Sem os KPIs, seria difícil para os líderes de uma organização avaliar isso de maneira significativa e, em seguida, fazer mudanças operacionais para resolver problemas de desempenho. 

Manter os profissionais focados em iniciativas e tarefas de negócios que são fundamentais para o sucesso organizacional também pode ser um desafio sem os KPIs designados para reforçar a importância e o valor dessas atividades. Quando pensamos em logística, isso fica evidente ao traçarmos alguns dos principais indicadores:

1 – Transporte e utilização de caminhões

Este indicador fornece uma visualização da eficácia do plano de carga da equipe operacional do armazém. É um indicador importante, pois os caminhões subutilizados são onerosos para a empresa. Os dados relacionados a isso, por outro lado, são extraídos da comparação do volume/dimensão/peso de um bem com a capacidade máxima do caminhão. Quanto maior a utilização do caminhão, melhor é o desempenho do planejamento de carga. Em outras palavras, o custo do caminhão subutilizado seria reduzido. Em geral, este KPI traz benefícios como:

• Conhecer o desempenho da utilização de caminhão em cada local;
• Conhecer o desempenho da utilização de caminhão por destino;
• Saber a frequência de envio sob o envio de quantidade mínima de encomenda (MOQ).

2 – Entrega final no prazo

Mostra a capacidade de entregar com sucesso no prazo para a data de chegada programada ou para a hora marcada. Ter uma entrega precisa no prazo é fundamental para o seu cliente evitar taxas, pois ele pode estar sujeito a cobranças de grandes varejistas caso a data seja perdida. Se o relatório estiver abaixo de 98%, as operações devem revisar e procurar melhorias e eficiências do processo.

Caso haja atraso na entrega, a empresa precisa realizar uma análise e entregar a solução certa. Vários fatores podem causar atraso no envio:

• Despacho pontual na área de carregamento;
• A questão do lado do transportador;
• Força maior.

Para garantir a entrega, portanto, várias partes móveis, de estoque a transportadores de transporte e logística a documentos ASN precisos, devem estar funcionando de forma congruente, o que é difícil sem boas soluções de integração.

3 – Custo por libra (peso)

Mede o líquido bruto com o peso total movido a cada mês/trimestre para mostrar os padrões de compra e uso aos clientes. Este KPI de logística ajudará seu cliente a continuar comprando bem, mostrando tendências que podem ajudar a economizar dinheiro.

Embora o custo por libra geralmente elimine a confusão das tarifas e descontos das operadoras, existem alguns fatores-chave que influenciam esse número. Só porque o seu custo por quilo aumenta, não significa que sua operadora favorita está tentando te enganar.

Todos os fatores abaixo influenciam os custos de frete e devem ser medidos ao lado do seu custo por libra métrica para determinar as verdadeiras influências de um aumento de custo e que não são relacionadas às taxas:

• O peso médio afetará essa métrica por motivos óbvios. O peso aumenta, o custo diminui e vice-versa;
•  Distância média percorrida. À medida que suas remessas viajam mais, os custos de transporte de linha são mais longos, mais caros;

• Mudanças de classe média. Classe mais alta, custo mais alto;
• Encargos e taxas acessórias certamente aumentarão o custo por libra.

Dessa forma, todos esses dados precisam constar na definição dessa KPI para que os dados sejam analisados de maneira correta.

4 – Tempo de expedição

Este indicador está intimamente relacionado com a entrega no prazo e o vencimento do documento. O expedidor (proprietário das mercadorias) formou o planejamento de entrega, bem como o plano de quando as mercadorias devem ser recebidas pelos clientes. Se a entrega estiver atrasada, isso poderá resultar na expiração do documento de ordem de compra (PO). 

Consequentemente, a entrega pode ser cancelada. Além da emissão de documentos, a demora no despacho da mercadoria atrapalha o planejamento geral. Portanto, monitorar esse indicador é importante para garantir que o processo de entrega possa ser executado de acordo com o planejado. Com esses dados, é possível:

• Medir mês a mês para garantir que os níveis de serviço sejam consistentes;
• Detalhar procedimentos para identificar ineficiências;
• Comparar seu tempo de entrega com as médias verticais para ver como você está se comparando aos concorrentes.

5 – Estoque e fornecimento

A precisão do inventário compara os itens que estão em estoque com o que o banco de dados do ERP informa. Erros no rastreamento de estoque levam a pedidos desnecessários e custos adicionais, assim como falta de estoque e redução da satisfação do cliente. Para evitar erros e obter melhorias em relação ao armazenamento de mercadorias, é preciso atentar para os seguintes pontos:

Precisão do estoque: mede a precisão dos profissionais do armazém ao preparar o produto. Alta precisão é o que garante que os produtos corretos cheguem aos clientes corretos. A baixa precisão do estoque pode deixar clientes irritados e criar custos adicionais para corrigir pedidos.

Dock to Stock: mede o tempo de ciclo desde o início do recebimento de uma mercadoria até o momento em que ela é armazenada. Isso é importante para rastrear a eficiência das atividades de entrada e garantir que seu produto esteja disponível para pedidos o mais rápido possível.

Saída para envio: mostra a porcentagem de envios que saíram do armazém no prazo. Como itens podem ter entregas apertadas com pequenas janelas, caso uma remessa seja perdida, seu cliente pode ser atingido por atrasos e taxas atrasadas.

Dias de fornecimento de estoque: representam o número de dias que seu estoque pode sustentar sem reabastecimento. 

Concentrar-se nos KPIs certos para a cadeia de suprimentos é uma parte fundamental da tomada de decisões baseadas em dados. A Vendemmia hoje é a única provedora logística que atua com uma plataforma digital própria, a Vendemmia Analytics. A ferramenta concentra todas as informações logísticas dos processos contratados, além de permitir a comunicação rápida com os clientes e acompanhamento real time de todo o fluxo em um único ambiente. 

Quando pensamos em KPIs, a Vendemmia Analytics é um diferencial que faz toda a diferença para uma análise de dados que permita uma tomada de decisões cada vez mais acertada. Isso porque a plataforma conta com um dashboard que é um painel completo, apresentando um verdadeiro panorama de todas operações logísticas. Assim, ao clicar em um processo, é possível visualizar todos os detalhes e atualizações de cada etapa.

Para facilitar ainda mais a obtenção de KPIs, as telas da plataforma já apresentam gráficos e relações para os clientes fazerem suas análises. São relatórios dinâmicos, atualizados em tempo real e que podem ser acessados de qualquer lugar. Esses dados incluem coletas, número de embarques, geolocalização de transporte e status de todos os pedidos em armazém, bem como um relatório com as estatísticas detalhadas sobre as operações.

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