Caso sua empresa trabalhe com qualquer tipo de produto ou mesmo matéria-prima, não tem jeito: está sujeita a possíveis perdas de estoque. Em todo tipo de negócio há previsão de perdas ou prejuízos. Um dos tipos mais prováveis em um contrato de logística é justamente a perda ou dano às mercadorias, o que causa defasagem no estoque. Isso pode ocorrer tanto enquanto as mercadorias estão em trânsito ou já dentro de um armazém.
Porém, o fato do risco estar presente não significa que seja algo inevitável. Ao contrário, uma correta gestão logística passa por entender as causas da perda de estoque e como fazer para evitar que isso aconteça ou, pelo menos, minimizar esse risco. Fabricantes, varejistas e prestadores de serviços de logística estão constantemente procurando maneiras de reduzir essas perdas e tornar a gestão do estoque mais eficiente. Além da perda financeira, a defasagem no estoque compromete toda a cadeia de suprimentos.
Do ponto de vista do cliente, é fundamental que se proteja os bens já adquiridos contra qualquer perda ou dano causado enquanto o fornecedor ainda não tiver finalizado a transação. Ou seja, entregue o pedido. Isso, claro, porque ele já entende que aquela mercadoria é dele.
Do ponto de vista do fornecedor, ele já é ciente das preocupações do cliente sobre a segurança das mercadorias enquanto elas estiverem em sua posse. Não só isso, como fará questão de limitar sua responsabilidade em relação a qualquer perda ou dano causado às mercadorias. Sendo assim, adotar estratégias para evitar ou ao menos minimizar essas perdas é uma questão vital para qualquer gestão logística eficiente.
Mas, como identificar? De maneira simples, a perda de estoque é a diferença entre seus registros contábeis e a contagem de estoque. Se você já notou que tem menos estoque do que seus registros dizem que deveria ter, isso é perda de estoque. Estima-se que as empresas tenham sofrido perdas que ultrapassam os bilhões de dólares anualmente devido à falta de visibilidade e controle sobre sua cadeia de suprimentos e operações de logística.
Principais causas da perda de estoque
Um armazém bem administrado é uma força motriz para todo o negócio. Mas gerenciar um depósito que mantém toneladas de estoque no valor de milhões diariamente não é uma tarefa simples. Existem desafios inerentes que dificultam a vida dos gerentes de armazém e causam perdas. Algumas das principais são:
- Roubo
O desaparecimento de mercadorias pode ser resultado de um roubo de carga. Isso ocorre muito por conta da proteção inadequada. Muitas vezes, as mercadorias são desviadas antes mesmo de chegar ao armazém. Um controle frágil e falta de identificação de pessoas autorizadas dentro do espaço são facilitadores de furto.
- Deterioração de mercadorias
A deterioração ou estrago de mercadorias é resultado direto de configurações incorretas de temperatura e umidade. Isso ocorre principalmente devido a erros na configuração da temperatura de refrigeração tanto no transporte quanto no próprio armazenamento. Da mesma forma, o mau funcionamento da unidade de refrigeração, a falta de instalação de controle de temperatura ou mesmo embalagens ou armazenamento inadequados podem deteriorar permanentemente uma mercadoria.
Outras causas para deterioração são remessas danificadas como resultado de choque, vibração ou inclinação. Os pacotes podem sofrer danos devido a estradas ruins e seleção de rotas, embalagem inadequada, empilhamento instável de mercadorias e manuseio inadequado desses itens durante o carregamento e descarregamento.
- Ineficiência na coleta e entrega
Coleta atrasada ou com falha costuma ocorrer quando são reagendadas ou atrasadas devido ao extravio de mercadorias e documentos, digitalização incorreta, planejamento inadequado, falta de comunicação, sistemas de TI incompatíveis, documentos ausentes ou incorretos, condições climáticas adversas e atrasos no tráfego.
Como os produtos podem percorrer milhares de quilômetros, vindos de vários lugares diferentes, estão sujeitos a diversas paradas no caminho. Portanto, muitas vezes uma perda de estoque pode ser devido ao fato de que o produto nunca chegou realmente até o armazém. Entrega em local errado ou mesmo roubo, como já vimos, são situações que podem acontecer. Independentemente do motivo, a menos que isso seja percebido no momento da aprovação da entrega, será considerada uma perda de estoque.
- Falta de espaço
Um armazém mal planejado ou com espaço insuficiente certamente acarretará em perda de estoque. Isso porque as chances de erros durante o processo de estocagem das mercadorias ou mesmo a falta de espaço adequado contribui para o aumento de probabilidade de alguma mercadoria se perder.
- Processos defasados ou ineficientes
O processo dentro de um armazém precisa ser seguro e eficiente. Isso porque os responsáveis decidem a quantidade de estoque a ser comprada com base nas informações disponíveis. Em um processo defasado ou falho, as decisões podem às vezes resultar em excesso, especialmente se as informações forem imprecisas. Ao lidar com estoque com prazo de validade especificado, demanda sazonal ou apelo moderno, esse excesso pode levar a deterioração, desperdício e perda de utilidade.
Estratégias para minimizar as perdas de estoque
Gerenciar um armazém com centenas, milhares ou até milhões de itens não é uma tarefa simples. Entender o que deu errado, e onde, pode ajudar sua empresa a superar desafios e mitigar perdas. Essas são algumas estratégias que ajudam a evitar ou minimizar as perdas de estoque.
- Plano de capacidade
Um armazém precisa ter um espaço dedicado para paletes. Dependendo do tamanho do palete, a capacidade do armazém para manter o estoque pode aumentar ou diminuir. Por exemplo, se o tamanho do seu palete for de 80 pés cúbicos, um armazém de 80.000 pés cúbicos pode conter 1.000 paletes completos. Você pode alocar um número específico de paletes para cada categoria de produto para um melhor planejamento de espaço.
O planejamento da capacidade é importante porque ajuda a evitar instâncias de pedidos em excesso de estoque. Além disso, quando há uma verificação física do estoque, a mercadoria que poderia estar em outro lugar que não o local designado pode ser perdida, levando à perda do estoque do armazém.
- Detecção e prevenção de danos
Paletes, caixas e mercadorias de saída são frequentemente derrubadas durante o processo de carga e descarga, causando vibração excessiva. Danos físicos devido a queda, vibração, impacto, inclinação, adulteração e furto de pacotes são normalmente detectados somente depois que as mercadorias chegam ao seu destino. Até então, é tarde demais para resolver o problema sem sofrer perda de receita.
Rastreadores e sensores detectam distúrbios mecânicos e podem distinguir danos de eventos inofensivos. O perfil de danos com base na análise de frequência de choque e vibração pode ajudá-lo a identificar o problema. Você saberá se as perdas foram causadas por manuseio inadequado quando as coisas foram retiradas do caminhão, se a degradação da estrada causou danos ou se a própria rota do trânsito foi o motivo da perda. Esses insights podem ajudar você a evitar instâncias semelhantes no futuro.
- Uso de tecnologia
Leitura de código de barras digital, leitura RFID e soluções de GPS de logística ajudam a manter os processos mais eficientes e seguros, dificultando roubos e perdas. Você pode monitorar sua carga em todos os passos e rastreá-los com precisão quando eles entram e saem de armazéns e veículos. Ferramentas podem detectar quando um palete ou pacote é carregado em um contêiner e quando o veículo no qual é carregado se move de um local específico.
Dessa forma, digitalizando todo o processo, é possível monitorar a condição, o status e a localização exata de sua carga desde o início até chegar ao destino. Você também pode receber a confirmação de entrega em real time e alertas quando partes da remessa são deixadas no local errado, ajudando a mitigar as consequências de erro humano e evitando perdas.
- Contar com parceiro especializado
A terceirização da logística de armazenamento, assim como de todo supply chain, permite contar com profissionais preparados e especializados, além de armazéns modernos. A Vendemmia, por exemplo, conta com estrutura e armazéns próprios, como o de Itapevi. A localização privilegiada, a apenas 20 Km da cidade de São Paulo, possui fácil acesso ao Rodoanel e permite à Vendemmia aumentar sua capacidade em atender com rapidez as demandas de seus clientes.
O armazém de Itapevi possibilita também acessar outras rodovias, se conectando com o Porto de Santos e os Aeroportos de Guarulhos e Viracopos. Além disso, a Vendemmia é a única do setor que possui uma plataforma tecnológica própria, que traz em um único ambiente toda a visibilidade da cadeia, além de operar com estruturas próprias, incluindo armazém. Dessa maneira, consegue maximizar os ganhos do supply chain por meio de benefícios tributários, financeiros e aduaneiros.
